Vous connaissez une période chargée au travail mais n’avez pas assez de ressources pour engager un employé supplémentaire ? Vous vous sentez dépassé par le nombre de documents et de formulaires à traiter ? Vous voulez vous débarrasser de tâches fastidieuses sans pour autant devoir créer un nouveau poste ?
Plus l’importance du rôle professionnel augmente, plus le temps consacré aux affaires personnelles diminue, et vice versa. Si les choses se gâtent vraiment, il devient essentiel d’avoir un assistant personnel ou une secrétaire.
Ces tâches administratives n’apportent pas de réelle valeur ajoutée mais elles sont néanmoins nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.
Plutôt que de vous laisser submerger par toutes ces obligations et distractions, pourquoi ne pas externaliser votre travail de secrétariat quotidien et vous concentrer sur votre activité principale ?
Le schema classique du secretariat pose des problèmes
Le secrétariat est souvent un département problématique au sein d’une entreprise. Beaucoup de travailleurs y viennent à temps partiel, de taux de roulement élevés et de peu de continuité. Externalisation Offshore vous aidera à gérer les tâches de votre secrétariat courant. Cela vous permettra de réduire vos coûts en même temps.
Comment définir une assistante personnelle
Votre assistant(e) personnel(le) est celui qui s’occupe de vos tâches numériques récurrentes et chronophages. Par exemple, les tâches qui sont surtout accessibles aux personnes qui télétravaillent. Cela ouvre la porte à l’externalisation de ces services. Ainsi, votre assistant virtuel sera en mesure de vous aider en ligne, où que vous soyez.
Quelles sont les tâches à confier à votre assistante personnelle ( secretaire) ?
Il existe de nombreux types d’assistants personnels dans le monde. Ils ont tous des missions différentes. Ces missions varient en fonction de l’activité de l’employeur et du niveau de travail qui lui prend tellement de temps qu’il doit déléguer. Il existe des similitudes entre les tâches de ce métier, mais aussi des différences. Les assistants personnels sont généralement engagés par des particuliers ou des professionnels qui ont besoin d’aide dans leur vie quotidienne. Il effectue diverses tâches pour faciliter le travail de son employeur. Il s’agit d’un travail qui ne suit aucun type d’horaire. Vous pouvez être réceptionniste un jour, comptable fiscaliste le lendemain, , acheteur le jour suivant, etc. Doté d’une fiabilité à toute épreuve, l’assistant personnel organise la vie de son employeur.
Quelles sont les missions les plus courantes d’un assistant personnel ?
Les missions déléguées aux assistantes à travers le monde sont variées. Cependant, il existe des missions semblables à toutes ces ressources. Voyons d’avantages de détails sur ces missions à la fois si courantes et en même temps si particulières.
Les courriers électroniques sont l’une de leurs tâches les plus courantes. Gérer, trier et classer les courriels, messages et notifications entrants provenant des réseaux sociaux aide beaucoup à partir du bon pied. Sa mission consiste également à classer les courriels reçus dans les dossiers appropriés, à classer les fichiers reçus en pièces jointes sur un serveur web sécurisé, ou simplement à envoyer des messages de remerciement.
Votre assistant personnel peut être amené à gérer vos documents officiels et administratifs. Généralement haut placé dans la hiérarchie sociale d’une organisation ou dans son entreprise, il se voit confier des tâches de secrétariat avant tout. Assistante administrative, votre assistante intervient dans l’élaboration et l’administration de vos documents administratifs. Il peut s’agir de vos recrutements, de vos réunions (minuties),… Une longue liste étendue en fonction de ses besoins.
Votre assistant(e) s’occupera de la gestion de vos factures (modification, édition, suivi des paiements), de leur classement et de leur archivage si nécessaire. Comme il s’agit d’une tâche qui relève principalement de la comptabilité, elle devra collaborer avec le responsable des factures et mettre en place une procédure pour que leur collaboration soit harmonieuse.
Il se charge de la gestion de vos courriels numérisés. En effet, si vous ne pouvez pas vous occuper de vos lettres physiques, votre assistante doit les recevoir scannées pour qu’elle puisse ensuite mener à bien sa mission. Parfois, il existe même un service qui se charge de recevoir les documents et de les scanner pour qu’elle puisse ensuite traiter leur contenu. Parfois, le scan est effectué par le client lui-même dans le but de limiter les intermédiaires et d’augmenter la vitesse de traitement de la mission.
Un standard téléphonique est un outil indispensable pour votre assistante virtuelle : c’est le pont entre elle et VOTRE monde. C’est un véritable gain de temps car il interagit avec toutes les personnes qui ont besoin d’informations immédiatement. Par conséquent, votre assistante devra se familiariser avec les différents produits/services proposés par l’entreprise afin d’assurer un service client de qualité. Elle maîtrise également les méthodes nécessaires pour fournir un service client de qualité à chacun de ses clients. Dans le cadre de cette mission, il est d’usage de mettre en place des scripts pour traiter les demandes les plus courantes.
La transcription est une pratique souvent mal comprise, mais elle est largement acceptée dans les professions juridiques (par exemple, avocats, huissiers, etc.). Il n’a pas été très utilisé dans le secteur du secrétariat, mais il est de plus en plus courant dans les tâches d’un assistant administratif. En effet, son client n’envoie plus seulement des messages pour communiquer, mais aussi des fichiers en version audio. Ce procédé vous permet d’écouter le contenu d’un fichier de manière répétée, ce qui vous donne le temps d’y réfléchir en profondeur si nécessaire.
Externaliser votre secrétariat courant en assistant virtuel
Voulez-vous vous débarrasser de toute votre organisation, technique, et RH de votre pool de secrétariat ? L’externalisation de votre secrétariat courant est la meilleure solution.
Vos avantages : en amont, la solution externalisation vous permet en amont de gagner un temps considérable. En effet, au lieu de gérer vos tâches administratives et tout le reste, vous pouvez vous focaliser entièrement sur les activités de votre entreprise. Ainsi, vous pouvez peaufiner vos stratégies marketing pour convertir des clients, par exemple.
Ensuite, collaborer avec un secrétariat courant externe vous permettra de réduire vos coûts. En effet, vous pouvez vous passer de tous les frais liés à l’embauche d’un salarié : assurance, pension, maladie, etc. En outre, un prestataire externe n’est payé que pour les tâches réalisées. Vous pouvez également vous passer de la formation d’un nouveau salarié avec cette solution.
Comment fonctionne l’externalisation de secrétariat courant ?
Pour votre entreprise, vous n’avez besoin qu’un effectif suffisant pour les tâches liées au bureau. Il s’agit notamment de la réception des invités et la gestion du courrier. Par ailleurs, les tâches comme les rendez-vous téléphoniques, les rendez-vous, la correspondance, les arrangements et les activités d’organisation sont assurés par votre secrétariat courant en externe. Externalisation Offshore conçoit les processus de travail et fournit les solutions TIC correspondantes. Et bien sûr, nous nous occupons également du recrutement, de la sélection et de la gestion et de l’encadrement des secrétaires et des assistants.
Voilà, vous êtes maintenant prêt à engager un assistant personnel à Madagascar ?
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Si vous souhaitez obtenir plus d’informations ou si vous avez des questions, veuillez-vous rendre directement sur cette page.
N’attendez plus pour trouver le prestataire qui pourra vous aider à mieux gérer votre quotidien. Déléguer les tâches chronophages afin de pouvoir vous concentrer sur votre activité principale est l’un des meilleurs investissements que vous puissiez faire dans votre entreprise. Si vous êtes intéressé, contactez Pierre-Luc
