Vous recherchez un moyen de réduire les coûts tout en maintenant un niveau de service élevé pour les services de secrétariat de votre entreprise ? Avez-vous déjà songé à externaliser le travail de secrétariat pour gagner du temps et économiser de l’argent ? Externaliser est devenue une solution efficace pour les entreprises qui souhaitent optimiser leurs ressources et se concentrer sur leur cœur de métier. Externaliser le secrétariat vous permet de déléguer les tâches administratives, telles que la gestion des appels téléphoniques, l’organisation des agendas et la rédaction de documents, à des professionnels expérimentés. Cela vous libère du temps pour vous consacrer à des tâches plus importantes et stratégiques. Non seulement externaliser secrétariat vous permet de gagner du temps, mais elle peut également vous aider à économiser de l’argent. Plutôt que d’embaucher un(e) secrétaire à temps plein, vous pouvez externaliser ces tâches et ne payer que pour les services dont vous avez réellement besoin. De plus, vous évitez les coûts liés à l’embauche et à la formation d’un employé interne. externaliser secrétariat est une solution efficace pour gagner du temps et économiser de l’argent. En confiant ces tâches à des professionnels externes, vous pouvez vous concentrer sur votre activité principale tout en bénéficiant d’un service de qualité.
Avantages de l’externalisation des travaux de secrétariat
L’externalisation des travaux de secrétariat offre plusieurs avantages significatifs pour les entreprises.
- Celq permet une réduction des coûts : en confiant ces tâches à des prestataires externes, les entreprises économisent sur les coûts liés à l’embauche de personnel permanent, tels que les salaires, les avantages sociaux et les coûts de formation.
- L’externalisation offre une flexibilité accrue. Les services d’externalisation s’adaptent aux fluctuations de la demande, permettant ainsi aux entreprises de gérer plus efficacement les périodes de forte activité sans avoir à embaucher du personnel supplémentaire.
- L’externalisation permet d’accéder à des compétences et à une expertise spécialisées. Les prestataires de services de secrétariat sont souvent hautement qualifiés dans leurs domaines, offrant ainsi un niveau de service et d’efficacité que l’on ne trouve pas toujours en interne.
- Elle permet aux entreprises de se concentrer sur leurs activités principales. En déléguant les tâches administratives, les dirigeants et les employés peuvent se concentrer sur le cœur de métier de l’entreprise, améliorant ainsi la productivité et la croissance globales.
Types de tâches de secrétariat pouvant être externalisées
L’éventail des tâches de secrétariat qui peuvent être externalisées est vaste et varié, permettant aux entreprises de choisir les services qui correspondent le mieux à leurs besoins spécifiques. Parmi les tâches couramment externalisées, on trouve la gestion des courriels et la correspondance, qui impliquent le tri, la réponse ou le transfert des communications électroniques. La planification et la gestion des rendez-vous et des calendriers sont également fréquentes, permettant une organisation efficace du temps. La préparation et la mise en forme de documents, tels que les rapports, les présentations et les lettres, sont une autre catégorie importante, nécessitant souvent une expertise en matière de traitement de texte et de mise en page. L’externalisation de la saisie de données, essentielle pour maintenir à jour les bases de données et les systèmes d’information, est également une option populaire. Enfin, la gestion des appels téléphoniques, comprenant la réception des appels, la prise de messages et la redirection des appels, est une autre tâche qui peut être efficacement gérée par un service d’externalisation.
Une secrétaire externalisée qui fait quoi…
Tout comme une assistante classique, une télésecrétaire se charge de la gestion courante des activités d’une entreprise comme les démarches comptables et administratives, la gestion de la paie, la gestion du recrutement, la prise de rendez-vous téléphonique ou par courriel, la gestion des relances téléphoniques et des factures impayées, la rédaction de mailing…
Parfois même, la fonction de la secrétaire à distance peut s’étendre à la communication marketing avec la réalisation de divers supports, la création de plaquettes et la planification d’événements commerciaux.
Dans des missions spécifiques à l’instar du domaine médical, une secrétaire à distance réalise des frappes de comptes-rendus médicaux, retranscription et saisie de courriers médicaux.
Pour des missions de télé secrétariat juridique, l’assistante s’occupe des tâches comme le classement de dossiers, la création de dossiers de rangement et la répartition, la mise en place de certificats de non-pourvoi.
Ce secteur d’activité se dynamise, bien que le marché de l’externalisation du secrétariat soit dominé il y a quelques années par des missions de permanence téléphonique ou de transcription de compte-rendu.
Avantages avec une assistante administrative délocalisée
Une télésecrétaire apporte plusieurs opportunités et des avantages certains.
Du point de vue administratif, embaucher est un surplus de formalités et administratif. En recourant à un tel service ces formalités sont outrepassées.
Autre grand avantage, le transfert des tâches « sans valeur-ajoutée ».
Embaucher suppose des engagements de la part de l’entrepreneur ou du directeur, se pose alors la problématique de l’équation volume de travail et capacité financière de l’entreprise.
En abordant les problèmes de matériels, il faut savoir que tout prestataire de l’externalisation dispose de son propre équipement pour mener à bien chaque mission.
Le secrétariat externalisé remédie efficacement aux problèmes d’absence temporaire d’un salarié ou son remplacement.
Le groupe Externalisation-offshore vous propose un large éventail de services axés dans le secrétariat à distance :
- Secrétariat téléphonique
- Secrétariat juridique
- Assistante administrative délocalisée
- Télésecrétaire comptable
- Assistante de direction
Contactez-nous pour en savoir plus et découvrir comment nous pouvons aider votre entreprise à prospérer dans l’univers numérique.
