Que ce soit pour un service de secrétaire juridique, secrétaire médicale ou assistante administrative, la télé secrétariat prend plus d’ampleur chaque jour. Véritable décision stratégique face aux contraintes de compétitivité de la part des dirigeants, la prestation de secrétariat externalisé est aussi un moyen efficace de se recentrer sur ses activités.
Topo des activités les plus courantes de cette prestation à distance.
Une secrétaire externalisée qui fait quoi…
Tout comme une assistante classique, une télésecrétaire se charge de la gestion courante des activités d’une entreprise comme les démarches comptables et administratives, la gestion de la paie, la gestion du recrutement, la prise de rendez-vous téléphonique ou par courriel, la gestion des relances téléphoniques et des factures impayées, la rédaction de mailing…
Parfois même, la fonction de la secrétaire à distance peut s’étendre à la communication marketing avec la réalisation de divers supports, la création de plaquettes et la planification d’événements commerciaux.
Dans des missions spécifiques à l’instar du domaine médical, une secrétaire à distance réalise des frappes de comptes-rendus médicaux, retranscription et saisie de courriers médicaux.
Pour des missions de télé secrétariat juridique, l’assistante s’occupe des tâches comme le classement de dossiers, la création de dossiers de rangement et la répartition, la mise en place de certificats de non-pourvoi.
Ce secteur d’activité se dynamise, bien que le marché de l’externalisation du secrétariat soit dominé il y a quelques années par des missions de permanence téléphonique ou de transcription de compte-rendu.
Avantages avec une assistante administrative délocalisée
Une télésecrétaire apporte plusieurs opportunités et des avantages certains.
Du point de vue administratif, embaucher est un surplus de formalités et administratif. En recourant à un tel service ces formalités sont outrepassées.
Autre grand avantage, le transfert des tâches « sans valeur-ajoutée ».
Embaucher suppose des engagements de la part de l’entrepreneur ou du directeur, se pose alors la problématique de l’équation volume de travail et capacité financière de l’entreprise.
En abordant les problèmes de matériels, il faut savoir que tout prestataire de l’externalisation dispose de son propre équipement pour mener à bien chaque mission.
Le secrétariat externalisé remédie efficacement aux problèmes d’absence temporaire d’un salarié ou son remplacement.
Un service premium de télé secrétariat avec une pointure de l’externalisation
Le groupe Externalisation-offshorevous propose un large éventail de services axés dans le secrétariat à distance :
- Secrétariat téléphonique
- Secrétariat juridique
- Assistante administrative délocalisée
- Télésecrétaire comptable
- Assistante de direction
La société travaille avec des secrétaires indépendantes sont au cœur des réalités des auto-entrepreneurs, des PME et des TPE, les professionnels sont donc plus aptes à répondre aux problématiques de l’environnement des acteurs économiques.