Focused african female home-based virtual assistant in headset making notes during online meeting

Externaliser votre secrétariat courant a Madagascar : intelligent et économique

Vous connaissez une période chargée au travail mais n’avez pas assez de ressources pour engager un employé supplémentaire ? Vous vous sentez dépassé par le nombre de documents et de formulaires à traiter ? Vous voulez vous débarrasser de tâches fastidieuses sans pour autant devoir créer un nouveau poste ?

Plus l’importance du rôle professionnel augmente, plus le temps consacré aux affaires personnelles diminue, et vice versa. Si les choses se gâtent vraiment, il devient essentiel d’avoir un assistant personnel ou une secrétaire.

Ces tâches administratives n’apportent pas de réelle valeur ajoutée mais elles sont néanmoins nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.

Plutôt que de vous laisser submerger par toutes ces obligations et distractions, pourquoi ne pas externaliser votre travail de secrétariat quotidien et vous concentrer sur votre activité principale ?

Le schema classique du secretariat pose des problèmes

Le secrétariat est souvent un département problématique au sein d’une entreprise. Beaucoup de travailleurs y viennent à temps partiel, de taux de roulement élevés et de peu de continuité. Externalisation Offshore vous aidera à gérer les tâches de votre secrétariat courant. Cela vous permettra de réduire vos coûts en même temps.

Comment définir une assistante personnelle

Votre assistant(e) personnel(le) est celui qui s’occupe de vos tâches numériques récurrentes et chronophages. Par exemple, les tâches qui sont surtout accessibles aux personnes qui télétravaillent. Cela ouvre la porte à l’externalisation de ces services. Ainsi, votre assistant virtuel sera en mesure de vous aider en ligne, où que vous soyez.

Woman sitting at desk with laptop computer and virtual assistant smart speaker using mobile phone
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Quelles sont les tâches à confier à votre assistante personnelle ( secretaire) ?

Il existe de nombreux types d’assistants personnels dans le monde. Ils ont tous des missions différentes. Ces missions varient en fonction de l’activité de l’employeur et du niveau de travail qui lui prend tellement de temps qu’il doit déléguer. Il existe des similitudes entre les tâches de ce métier, mais aussi des différences. Les assistants personnels sont généralement engagés par des particuliers ou des professionnels qui ont besoin d’aide dans leur vie quotidienne. Il effectue diverses tâches pour faciliter le travail de son employeur. Il s’agit d’un travail qui ne suit aucun type d’horaire. Vous pouvez être réceptionniste un jour, comptable fiscaliste le lendemain, , acheteur le jour suivant, etc. Doté d’une fiabilité à toute épreuve, l’assistant personnel organise la vie de son employeur.

Quelles sont les missions les plus courantes d’un assistant personnel ?

Les missions déléguées aux assistantes à travers le monde sont variées. Cependant, il existe des missions semblables à toutes ces ressources. Voyons d’avantages de détails sur ces missions à la fois si courantes et en même temps si particulières.

Les courriers électroniques sont l’une de leurs tâches les plus courantes. Gérer, trier et classer les courriels, messages et notifications entrants provenant des réseaux sociaux aide beaucoup à partir du bon pied. Sa mission consiste également à classer les courriels reçus dans les dossiers appropriés, à classer les fichiers reçus en pièces jointes sur un serveur web sécurisé, ou simplement à envoyer des messages de remerciement.

Votre assistant personnel peut être amené à gérer vos documents officiels et administratifs. Généralement haut placé dans la hiérarchie sociale d’une organisation ou dans son entreprise, il se voit confier des tâches de secrétariat avant tout. Assistante administrative, votre assistante intervient dans l’élaboration et l’administration de vos documents administratifs. Il peut s’agir de vos recrutements, de vos réunions (minuties),… Une longue liste étendue en fonction de ses besoins.

Votre assistant(e) s’occupera de la gestion de vos factures (modification, édition, suivi des paiements), de leur classement et de leur archivage si nécessaire. Comme il s’agit d’une tâche qui relève principalement de la comptabilité, elle devra collaborer avec le responsable des factures et mettre en place une procédure pour que leur collaboration soit harmonieuse.

Il se charge de la gestion de vos courriels numérisés. En effet, si vous ne pouvez pas vous occuper de vos lettres physiques, votre assistante doit les recevoir scannées pour qu’elle puisse ensuite mener à bien sa mission. Parfois, il existe même un service qui se charge de recevoir les documents et de les scanner pour qu’elle puisse ensuite traiter leur contenu. Parfois, le scan est effectué par le client lui-même dans le but de limiter les intermédiaires et d’augmenter la vitesse de traitement de la mission.

Un standard téléphonique est un outil indispensable pour votre assistante virtuelle : c’est le pont entre elle et VOTRE monde. C’est un véritable gain de temps car il interagit avec toutes les personnes qui ont besoin d’informations immédiatement. Par conséquent, votre assistante devra se familiariser avec les différents produits/services proposés par l’entreprise afin d’assurer un service client de qualité. Elle maîtrise également les méthodes nécessaires pour fournir un service client de qualité à chacun de ses clients. Dans le cadre de cette mission, il est d’usage de mettre en place des scripts pour traiter les demandes les plus courantes.

La transcription est une pratique souvent mal comprise, mais elle est largement acceptée dans les professions juridiques (par exemple, avocats, huissiers, etc.). Il n’a pas été très utilisé dans le secteur du secrétariat, mais il est de plus en plus courant dans les tâches d’un assistant administratif. En effet, son client n’envoie plus seulement des messages pour communiquer, mais aussi des fichiers en version audio. Ce procédé vous permet d’écouter le contenu d’un fichier de manière répétée, ce qui vous donne le temps d’y réfléchir en profondeur si nécessaire.

 

Externaliser votre secrétariat courant en assistant virtuel

Voulez-vous vous débarrasser de toute votre organisation, technique, et RH de votre pool de secrétariat ? L’externalisation de votre secrétariat courant est la meilleure solution.

Vos avantages : en amont, la solution externalisation vous permet en amont de gagner un temps considérable. En effet, au lieu de gérer vos tâches administratives et tout le reste, vous pouvez vous focaliser entièrement sur les activités de votre entreprise. Ainsi, vous pouvez peaufiner vos stratégies marketing pour convertir des clients, par exemple.

Ensuite, collaborer avec un secrétariat courant externe vous permettra de réduire vos coûts. En effet, vous pouvez vous passer de tous les frais liés à l’embauche d’un salarié : assurance, pension, maladie, etc. En outre, un prestataire externe n’est payé que pour les tâches réalisées. Vous pouvez également vous passer de la formation d’un nouveau salarié avec cette solution.

Comment fonctionne l’externalisation de secrétariat courant ?

Pour votre entreprise, vous n’avez besoin qu’un effectif suffisant pour les tâches liées au bureau. Il s’agit notamment de la réception des invités et la gestion du courrier. Par ailleurs, les tâches comme les rendez-vous téléphoniques, les rendez-vous, la correspondance, les arrangements et les activités d’organisation sont assurés par votre secrétariat courant en externe. Externalisation Offshore conçoit les processus de travail et fournit les solutions TIC correspondantes. Et bien sûr, nous nous occupons également du recrutement, de la sélection et de la gestion et de l’encadrement des secrétaires et des assistants.

Voilà, vous êtes maintenant prêt à engager un assistant personnel à Madagascar ?

Utilisez l’Externalisation Offshore pour obtenir un profil qui correspond à 100% à vos attentes.

Si vous souhaitez obtenir plus d’informations ou si vous avez des questions, veuillez-vous rendre directement sur cette page.

N’attendez plus pour trouver le prestataire qui pourra vous aider à mieux gérer votre quotidien. Déléguer les tâches chronophages afin de pouvoir vous concentrer sur votre activité principale est l’un des meilleurs investissements que vous puissiez faire dans votre entreprise. Si vous êtes intéressé, contactez Pierre-Luc

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Pourquoi faire appel à une agence externalisation du webmarketing pour votre e-reputation?

Nous allons commencer par examiner quelques chiffres. Selon une étude menée par Google, 74 % des consommateurs utilisent Google lorsqu’ils veulent acheter quelque chose. Parmi ces recherches, près de la moitié (64 %) concernent des avis et des évaluations d’autres personnes ayant acheté le produit ou le service en question.

Qu’est-ce que l’identité numérique ou e-réputation ?

Une e-réputation est l’image que l’on véhicule ou que l’on subit en ligne. Il peut s’agir d’une marque, d’un individu ou d’une entreprise.

Il s’agit désormais d’un élément important que les entreprises doivent utiliser lorsqu’elles veulent être trouvées par leur public cible. Cela explique pourquoi tant de professionnels choisissent de faire appel à une agence spécialisée pour les aider à gérer leur présence numérique.

Selon une étude de l’IFOP publiée en 2021, les Français citent l’e-réputation comme le facteur le plus important dans le choix d’un prestataire de services.

Définition de l’e-réputation

L’e-réputation est la réputation en ligne d’une entreprise, d’une marque ou d’un produit sur les sites web. C’est l’image qu’une organisation renvoie sur le web, qu’elle soit bonne ou mauvaise.

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La réputation en ligne est extrêmement importante pour les entreprises. Elle est devenue un élément essentiel du processus d’achat des internautes, qui se révèle parfois être un déclencheur mais souvent aussi un frein.

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Pour bénéficier pleinement du référencement naturel de qualité, il faut faire appel à un spécialiste du référencement qui maîtrise toutes les techniques lui permettant de contrôler la réputation de ses clients. Il établira ensuite une stratégie de référencement adaptée et ciblée qui vous permettra d’obtenir rapidement les résultats escomptés. L’objectif de cette stratégie est de mettre en valeur vos différents atouts afin que ceux-ci puissent influencer positivement les avis des internautes. Pour ce faire, il s’assurera que :

  • Nous devons évaluer la réputation en ligne de l’entreprise avant de développer des tactiques de marketing appropriées.
  • Supprimez le contenu négatif des sites Web afin que Google ne le voie pas.
  • Rédigez pour votre blog un contenu de qualité qui contribue à promouvoir votre entreprise.
  • Il vous aide à établir une forte présence en ligne pour améliorer votre réputation.
  • La surveillance est importante pour détecter tout contenu nuisible mis en ligne, afin que nous puissions prendre des mesures immédiates.

Grâce à ces différentes mesures prises par des experts, l’entreprise gérera sa réputation sur Internet de manière optimale.

Qui sont les acteurs et les sources de l’e-réputation de l’entreprise ?

  • L’entreprise : Par ses services, les communications qu’elle fait sur les sites web et les blogs, et par les plateformes de médias sociaux, l’organisation véhicule une image qui affecte sa réputation.
  • Les employés : Ils aident à construire la réputation de l’entreprise en contribuant à sa mission.
  • Les utilisateurs : ils influencent leur propre réputation en commentant, likant, retweetant, etc. Ils peuvent également affecter la réputation de la structure en publiant du contenu sur des blogs, en exprimant leur point de vue sur les marchés et en ayant des discussions positives ou négatives sur les réseaux sociaux à propos de vos produits.
  • Influenceurs : Très appréciés et suivis en ligne, les influenceurs peuvent influencer l’opinion des gens sur votre entreprise grâce à leurs commentaires sur vos produits ou services en ligne.
  • Le contenu en ligne présenté par des sites web ou des plateformes de médias sociaux a une perception publique extrêmement élevée, car le public considère les informations fournies par ces sources comme officielles, crédibles et fiables.
  • La concurrence : Elle contribue à la réputation de votre entreprise en utilisant son système de marketing. En effet, certaines entreprises font de la publicité en se comparant à leurs concurrents. Par exemple, elles peuvent dire « Nous sommes moins chers que nos concurrents ». Certains concurrents malhonnêtes peuvent publier de faux avis afin de nuire à votre réputation.

qu’est ce que le droit a l’oubli et comment en beneficier

Le droit à l’oubli est un concept qui donne à chaque internaute la possibilité de demander le retrait d’une information qui pourrait nuire à sa réputation. Au sein de l’UE, ce droit est reconnu par le règlement général sur la protection des données (RGPD) du 25 mai 2018, et en France, ce droit est garanti par la loi 78-17 du 6 janvier 1978. Les deux méthodes permettent aux utilisateurs de supprimer les données personnelles stockées en ligne. Toutefois, ces deux méthodes diffèrent sur un aspect important : la première permet aux personnes d’effacer leurs propres données, tandis que la seconde ne s’applique qu’aux entreprises.

  • la suppression : qui consiste à demander au propriétaire d’un site web de retirer de son site tout contenu qui vous appartient.
  • Le différé : Qui consiste à demander au propriétaire d’un index de recherche d’empêcher certains résultats négatifs (comme le spam) d’apparaître dans les requêtes de pages indexées par son système. Cependant, le report ne donne pas le droit de supprimer définitivement l’information. Le contenu reste disponible, mais il devient difficile à trouver.

Si vous voulez bénéficier de ce droit à l’effacement, vous devez envoyer une demande de suppression d’informations par courrier électronique ou en main propre à l’entreprise ou au moteur de recherche concerné. Vous pouvez également consulter un expert qui pourra vous aider dans la procédure.

LA bonne stratégie pour les réseaux sociaux et réputation en ligne

La gestion des comptes de médias sociaux est une lourde responsabilité. Vous devez gérer votre réputation en ligne, qui peut être endommagée par une critique ou un post négatif. Cela nécessite donc des compétences dans ce domaine.

Vous pouvez recruter des personnes qui vivent dans votre région pour des séances de coaching.

  • Un gestionnaire de communauté est chargé de gérer votre communauté. Il postera des photos, écrira des articles, persuadera les gens, etc.

  • Un expert Seo pour gérer votre visibilité sur Google
  • Le gestionnaire de réputation en ligne aide les entreprises à gérer leur réputation numérique en filtrant les contenus négatifs et en modérant les commentaires.

  • Votre consultant en médias sociaux : un rôle inhabituel, mais important Il conseille les entreprises sur les plateformes de médias sociaux comme Facebook.

  • Votre Social Media Strategist : C’est celui qui établit votre stratégie sur les réseaux sociaux.

  • Votre Content Curator : Il s’occupe de la veille média sur la toile (veille concurrentielle, e-réputation, …)

  • Votre analyste des médias sociaux : Cette personne analyse les données relatives au comportement de vos adeptes.

Chaque profession a ses propres objectifs. Chacune de ces tâches ne peut être réalisée par un robot. Il ne vous reste donc plus qu’à choisir une option.

Ça y est ? Vous êtes décidé à recruter les ressources dédiées à la gestion de vos réseaux sociaux ou de votre reputation en ligne ? Misez sur de l’externalisation a Madagascar et trouvez un profil qui répond à 100% à vos attentes.

N’attendez plus pour trouver le prestataire de services en externalisation offshore  qui vous aidera à optimiser votre gestion des tâches. Déléguer les tâches chronophages pour vous concentrer sur votre cœur de métier est l’un des meilleurs investissements que vous pouvez faire pour votre entreprise. Si vous êtes intéressé, contactez-nous !